個人情報保護方針 / 個人情報の取り扱いについて

株式会社 マイスタイル 個人情報保護方針

株式会社 マイスタイル(以下「当社」という。)は、不動産の売買およびその仲介・不動産の賃貸仲介を主たる業務とし、お客様の立場に立ち、お客様の要望に隅々まで目が行き届く、日本一細かな配慮のきく、明るく元気な会社創りを目指しています。また、企業にとって誠実さと透明性は、必須のものと考えております。

当社の業務の性質上、個人情報に接する機会が多く、事業活動を通じてお預かりするすべての個人情報を適切な保護管理体制の下でより厳格に取り扱うことは、当社の社会的責務であると認識し、役員及び全従業員が遵守すべき行動指針として次のとおり個人情報保護方針を定め、これらを確実に実施いたします。

1.個人情報の取得・利用・提供

当社は、当社が運営する各種サービスを提供するために必要な範囲でお客様の個人情報(氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス等の情報)を取得いたします。取得したお客様の個人情報は、それぞれのサービス等において相互に利用することがあります。
個人情報を取得する際には、個人情報の利用目的を特定した上でこれを明示または公表(もしくは通知)いたします。特定された利用目的の範囲を超えた個人情報の取り扱いは行わないとともに、特定された利用目的の範囲を超えた利用を行わないための措置を講じます。また、取得した個人情報をご本人の同意なしに第三者に提供することはいたしません。(但し、法令に基づく場合又は身体・生命・財産等の重大な保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるときを除きます。)

2.法令・規範の遵守

個人情報の取り扱いにおいて、当該個人情報の保護に適用される法令および国が定める指針その他の規範を遵守します。また、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」(JISQ15001-2017)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定しており、ご提供いただいた個人情報の漏洩および流出を防止するため、適切な措置を講じます。

3.個人情報の漏洩、滅失、棄損の防止および是正に向けた安全対策の実施

当社は、個人情報へのアクセスの管理、個人情報の持ち出し手段の制限、外部からの不正なアクセスの防止のための措置やその他個人情報の漏えい、滅失または棄損の防止、その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じ、個人情報保護体制を継続的に向上させ、そのリスクを防止するとともに必要の都度、是正を実施いたします。

4.委託先の管理

当社は、取得した個人情報の取扱いの一部を外部に委託する場合、当社の求める十分な保護基準を守れる事業者を選定し、個人情報の保護に関する委託契約を締結するとともに、委託先に対しても個人情報保護に関する監督を行います。

5.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、当社に関わる全ての個人情報を適切に保護するための個人情報保護マネジメントシステムをお客様のニーズや最新のIT技術の動向を踏まえ、継続的に見直し・改善して参ります。

6.問合せ・苦情への対応

当社は、個人情報に関するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

株式会社 マイスタイル

代表取締役 前田 英男

制定:2012年05月01日

改定:2018年06月21日

個人情報に関わるお客様が提供された個人情報の確認、訂正、苦情については、下記の当社窓口までお願いいたします。
【お客様相談室】TEL : 03-3770-6565  受付時間 : 10:00~18:00(土日・水曜日を除く)
個人情報の取り扱いについて

株式会社 マイスタイルでは、お客様や従業員等の個人情報をJISQ150001:2017に従い、以下の通りお取扱いいたします。

株式会社 マイスタイル

1.個人情報の利用目的

当社は、取得する個人情報を以下の目的のために利用いたします。

お部屋探しご希望者様及びご入居者様の情報(通話録音含む)

  1. ①お部屋探しのための希望確認、案内、連絡。
  2. ②サービス及び物件の紹介のため。
  3. ③建物賃貸借契約の締結可否のため。
  4. ④建物賃貸借契約の締結及び履行のため。
  5. ⑤賃料及びその他の金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため。
  6. ⑥サービス及び物件の紹介のため。
  7. ⑦サービス品質向上のため。
  8. ⑧ご意見、ご要望又は相談について、確認、回答又はその他の対応を行うため。
  9. ⑨賃貸人及び管理会社からの委託に基づく収納代行事務を行うため。
  10. ⑩賃貸借契約の履行及び管理のため。
  11. ⑪賃貸借契約解約時の連絡及び終了後の債権債務の精算及びその協力のため。
  12. ⑫賃貸保証契約・火災保険契約及び家賃決済の覚書締結、24時間電話受付(リテインサービス)・インターネット接続サービス・引越サービス・リフォーム修理修繕施工に関し、各委託先への情報提供のため。
  13. ⑬上記①から⑫の利用目的を達成するために必要な範囲での個人情報の第三者への提供のため。

不動産の売買及び仲介

  1. ①物件査定等の提案資料作成のため。
  2. ②売買・媒介契約の締結及び履行のため。
  3. ③売主及び買主及び借主に提出する各書面の説明のため。
  4. ④住宅ローンに係る事務代行業務、不動産取引に係るローン業務に関する契約の履行、情報、サービスの提供のため。
  5. ⑤ご意見、ご要望又は相談について、確認、回答又はその他の対応を行うため。
  6. ⑥各手数料・売買代金・工事費用等金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため。
  7. ⑦売買物件管理のため。
  8. ⑧上記①から⑦の利用目的を達成するために必要な範囲での個人情報の共同利用及び第三者への提供。

メルマガ登録者様の情報

  1. ①メルマガ配信のため。
  2. ②お部屋探しのための希望確認、案内、連絡等。
  3. ※お部屋探しご希望があった場合には、「お部屋探しご希望者様入居者様の情報」の利用目的と同様となります。

物件所有者様及び貸主様またはその代理人様の情報

  1. ①物件査定等の提案資料作成のため。
  2. ②マスター契約の締結及び履行のため。
  3. ③借主に提出する重要事項説明のため。
  4. ④借主と締結する建物賃貸借契約の説明のため。
  5. ⑤その他借主との書面の説明のため。
  6. ⑥ご意見、ご要望又は相談について、確認、回答又はその他の対応を行うため。
  7. ⑦業務委託料・工事費用等金銭に関し未払い債務が発生した場合に、その請求権行使のため。
  8. ⑧マスター契約の履行及び管理のため。
  9. ⑨マスター契約解約時の連絡及び終了後の債権債務の精算及びその協力のため。
  10. ⑩上記①から⑨の利用目的を達成するために必要な範囲での個人情報の第三者への提供のため。

取引先仲介業者様の情報

  1. ①不動産物件の紹介のため。
  2. ②不動産の売買、仲介、賃貸、管理、工事請負、損害保険等の取引に関する契約の履行、情報、サービスの提供のため。
  3. ③当社が取扱う各種商品に関する契約の履行、情報、サービスの提供のため。
  4. ④当社の商品・情報・サービス提供のための郵便物、電話、電子メール等による営業活動およびマーケティング(アンケートのお願い等)活動。顧客動向分析または商品開発等の調査分析のため。
  5. ⑤上記①から④の利用目的を達成するために必要な範囲での個人情報の第三者への提供のため。

採用募集に対する応募者様の情報

  1. ①採用活動(書類審査、面接、評価、応募者様への連絡等)のため。

従業者情報

  1. ①雇用管理のため。
  2. ②給与支払のため。
  3. ③福利厚生のため。
  4. ④社員の防犯カメラ等によるモニタリングのため。
  5. ⑤ホームページ及び広報誌への掲載のため。

特定個人情報(マイナンバー)

  1. ①会社の従業員に係る個人番号関係事務
  1. ⅰ 雇用保険届出事務※
  2. ⅱ 健康保険・厚生年金保険届出事務※
  3. ⅲ 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
  4. ⅳ 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
  1. ②外部関係者(従業員の被扶養者を含む。)に係る個人番号関係事務
  1. ⅰ 報酬・料金等の支払調書作成事務
  2. ⅱ 配当、過剰金の分配及び基金利息の支払調書の作成事務
  3. ⅲ 国民年金第3号被保険者届出事務
  4. ⅳ 不動産の使用料等の支払調書作成事務
  5. ⅴ 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
  1. ③関係会社との委託契約に基づく個人番号関係事務
  1. ⅰ 関係会社従業員の雇用保険届出事務※
  2. ⅱ 関係会社従業員の健康保険・厚生年金保届出事務※
  3. ⅲ 関係会社従業員の労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
  4. ⅳ 関係会社従業員の賃金計算事務等
  5. ⅴ 外部関係者の②.ⅰ~ⅴに関わる事務
  1. ④上記①~③に付随して行う事務(特定個人情報取扱事務を含む。)
  2. ※①.ⅰⅱ、③.ⅰⅱの事務には、適用、給付及び助成金を含む。

各種情報共通

  1. ①業務上の連絡、書類等の送付、お問い合わせ、ご相談への対応のため。
  2. ②当社会社案内の送付、新サービス、新事業のご案内など会社情報の提供のため。
  3. ③個人情報の開示、訂正、変更、削除、利用停止、第三者提供の停止等を求められた際の対応のため。

2.個人情報の第三者提供

次の場合を除き、第三者に対しお客様の個人情報を提供することはありません。次の場合以外に第三者に提供する 場合には、改めてお客様に同意を頂きます。

  1. ①お客様からお問い合わせ頂きました事項に関し、適切な回答をさせて頂くため、グループ各社にて相互に共同利用させて頂く場合
  2. ②法令等に定められた所定の事由が生じた場合
  3. ③お客様から予め同意を頂いている場合
  4. ④前第1項「1. 個人情報の利用目的」各号に定められた目的を達成するために必要となる場合

3.個人情報の共同利用

取得した個人情報は、前田グループとしての総合的なサービスを提供するために、「1. 個人情報の利用目的」に記載した利用目的の範囲内において、当社関係会社間で共同利用することがあります。(ただし、個人番号の共同利用はいたしません。個人番号は当社関係会社間で締結する委託契約に基づき利用目的の範囲内で取扱います。)

  1. ①共同して利用される個人情報の項目
    氏名、連絡先(住所、電話 番号、FAX番号、メールアドレス、会社名、所属等)、お申込み・ご契約の履歴、メンテナンス(修理・修繕・入金状況等)履歴、お問合せやご依頼・ご要望内容等
  2. ②共同利用を行う当社関係会社
    株式会社 前田
  3. ③共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称
    株式会社 前田 取締役 鴨生 奈々子
    株式会社 マイスタイル 常務取締役 及川 洋
  4. ④共同して利用する個人情報の管理についての責任は株式会社 マイスタイルが有します

4.個人情報の委託

前第1項「1. 個人情報の利用目的」各号の目的を達成するため、個人情報の取扱いが適正である企業を選定した上で、取扱い業務の一部を委託させて頂く場合があります。

5.通話の録音

お客様お問い合わせ内容の確認と対応品質向上のため、お客様との通話を録音、録音させていただく場合がありますので、予めご了承下さい。

6. 特定個人情報(マイナンバー)の取り扱いについて

当社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」および個人情報保護法を遵守して、特定個人情報の適正な取り扱いを行います。

当社は、取得した特定個人情報を利用目的に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内でのみ取り扱います。人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用しません。

7.個人情報の任意性

当社に対しご提供頂く個人情報は、業務上必要な情報であり、ご提供頂けない場合は、当社とのお取引や採用、その他サービスのご提供ができない場合がありますので、予めご了承下さい。

8.個人情報の開示等の手続きについて

  1. ①ご本人から開示対象個人情報の開示・利用目的の通知・訂正・削除・利用停止等を求められた場合は、所定の手続きに従い、遅滞なく対応いたします。
  2. ②開示等の請求手続き
    開示等の請求については、請求用紙(個人情報開示等請求書兼回答書はこちら)必要事項を記入、捺印し、請求人が本人である確認に必要な書類を同封の上、郵送でお送りください。
    到着後、ご請求内容について確認の上、適正な処理を遅滞なく実施し、原則として書面(封書)にて回答いたします。

請求できる内容

  1. ・開示対象個人情報の開示
  2. ・開示対象個人情報の利用目的の通知
  3. ・開示対象個人情報の訂正(変更・追加)
  4. ・開示対象個人情報の削除
  5. ・開示対象個人情報の利用停止又は第三者への提供停止

本人確認に必要な書類

開示等の請求用紙に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一のものが記載されている運転免許証(裏表両面)、パスポート(身分証明のページ)、国民健康保険の被保険者証、住民票記載事項証明書(本籍地の記載がないもの)いずれかの写し1通。
※本籍地の情報の記載がある場合は塗りつぶしてお送りください。

  1. ③手数料
    開示対象個人情報の開示及び開示対象個人情報の利用目的の通知にあたり、手数料1,000円(税別)が必要となります。切手等にて郵送ください。お振込みをご希望の場合は振込口座をご案内します。(振り込み手数料はお客様のご負担とさせていただきます。)切手到着又は着金確認後、回答書を郵送させていただきます。
  2. ④代理人による申請
    代理人による申請を希望される場合の必要な書類及び手続きについては「株式会社 マイスタイル お客様相談室」にご連絡ください。
  3. ⑤書類の送付先
〒150-0043
東京都渋谷区道玄坂2-19-6 スクエア渋谷1F
株式会社 マイスタイル お客様相談室
小川 宛

9.個人情報に関するお問い合わせ先

当社の個人情報の取り扱いに関するお問合せについては、下記までお申し出ください。

お電話による場合 株式会社 マイスタイル お客様相談室
小川 宛
03-3770-6565
個人情報保護管理者 株式会社 マイスタイル
常務取締役 及川 洋
03-3770-6565
ご来社について 直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承頂きますよう、お願い申しあげます。

当社は、認定個人情報保護団体である公益財団法人 日本賃貸住宅管理協会に所属しています。当社が取り扱う個人情報に関する苦情・相談は、同協会へもご連絡いただくことができます。

認定個人情報保護団体の名称 公益財団法人 日本賃貸住宅管理協会
苦情解決の連絡先 公益財団法人 日本賃貸住宅管理協会
(FAX)03-6265-1556
(MAIL)info@jpm.jp
※当社の商品・サービスに関するお問い合わせ先ではございません。